Ricercatore, insegnante, imprenditore, regista, biologo, cooperante. Qualunque sia la tua professione, esiste quasi certamente un bando europeo – un programma, per dirla in progettese –adatto a te.
Certo, districarsi nella miriade di finanziamenti non è semplice, ma neppure impossibile. Se seguirai con attenzione le 6 regole elencate qui di seguito, avrai tutte le carte in regola per confezionare una proposta di successo.

Regola numero uno: impara a cercare

Fare scouting dei bandi, per cercare quello che risponde alle tue esigenze, può apparire complesso. E in effetti lo è se ti mancano alcune semplici tecniche di lettura ed interpretazione. Primo scoglio: non esiste un sito che pubblica tutti i bandi europei. Questo perché la Commissione Europea è divisa in Direttorati Generali (le famigerate DG), ciascuno dei quali gestisce uno o più programmi di finanziamento. Ogni programma è univocamente abbinato ad un sito, il tuo punto di partenza, che contiene i bandi aperti, le scadenze, la documentazione e tutto quello che di rilevante c’è da sapere.
Anche conoscere un po’ di gergo tecnico non guasta. Se i programmi sono pianificazioni di ampio respiro e durata (solitamente settennali), gli strumenti per dargli attuazione concreta si chiamano call, che vengono attivate con cadenza periodica (e pertanto sono identificate da numeri progressivi), più o meno annuale, da ogni DG. Adesso ad esempio siamo alla call 9 di ICT FP7 e alla sesta del CIP PSP e dell’LLP.
Le call a loro volta si dividono in call for tenders, gare d’appalto dalle quali stare lontano se sei alle prime armi, e call for applicants, in poche parole i bandi . È su questi che dovrai puntare.
Se ti è chiara questa macro-divisione sei già a buon punto, perché tutte le informazioni menzionate (DG, programma e call) sono racchiuse, sotto forma di sigle più o meno comprensibili, nella riga di testo che identifica univocamente ciascun bando e, quindi, lo spazio virtuale dove trovarlo. Eccoti un esempio dal Settimo Programma Quadro.
Se hai trovato la tua call (rigorosamente for applicants!), sei pronto per usare la seconda regola.

Regola numero due: leggi TUTTA la documentazione

Ciascuna call porta con sé un sostanzioso corredo di documenti che – ahimè – vanno letti.
Primo fra tutti il Work Programme (WP) annuale, un mattoncino di un centinaio di pagine che spiega con accuratezza il contesto di riferimento e le linee guida entro cui si inserisce il programma. È nel WP che troverai tutte le call aperte, gli obiettivi, i criteri di finanziamento, la composizione del partenariato (il Consortium, in “progettese”) e le scadenze.
Altrettanto importanti sono le guidelines contrattuali e finanziarie di ciascun programma, che ti aiutano a capire come gestire il tuo rapporto con la Commissione e i partner e come preparare il budget (e poi rendicontare le spese in modo che ti vengano accettate). È meglio leggere tutto prima piuttosto che farlo a progetto avviato perché, fidati: non avrai tempo e voglia di farlo.
Tra i documenti non obbligatori, ma di grande utilità, c’è l’elenco dei progetti approvati nelle call precedenti, un prezioso strumento per scoprire le aree di finanziamento ancora scoperte e vedere un po’ di esempi di successo.
Quando avrai terminato queste letture sarai pronto ad accedere al Testo Sacro di ogni proposta, il FORMULARIO. Anche in questo caso leggi con molta attenzione, perché sotto ogni capitolo è spiegato esattamente cosa devi scrivere e la lunghezza massima entro cui farlo. Riempire un formulario (in inglese) richiede tempo, quindi…

Regola numero tre: non aspettare l’ultimo giorno

Sei veramente intenzionato a partecipare ad una call europea? Se la risposta è sì, inizia a muoverti con un certo anticipo. Avere un’idea brillante (e saperla raccontare in un buon inglese) non basta. I progetti europei – ma anche tutti gli altri – si nutrono di documentazione: fogli anagrafici, firme che rimbalzano da una parte all’altra del Continente, codici identificativi, budget, business plan, dichiarazioni e certificati. Molti di questi sono semplici ma dannatamente noiosi. L’errore più comune è sottovalutare il tempo che ti faranno perdere. E non c’è cosa più triste che non presentare un progetto perché, all’ultimo momento, hai realizzato che ti manca una firma.
Ma i corridoi di Bruxelles sono meno oscuri di quanto si possa immaginare. Ogni call, infatti, viene pubblicata con almeno 6 mesi di anticipo. Un tempo più che sufficiente per avere un lampo di genio e raccogliere tutte le scartoffie.
Poi , col tempo, imparerai che ciascun programma ha delle scadenze più o meno stabili. Ad esempio, il CIP PSP scade a metà maggio, il LIFE + a luglio, l’LLP a febbraio.
E quando avrai soppesato con cura il lavoro, trova qualcuno con cui dividerlo perché…

Regola numero quattro: non pensare di poter fare tutto da solo

Una proposta di successo è sempre frutto di un sapiente gioco di squadra. La preparazione di un progetto, infatti, richiede competenze e caratteri diversi. Avrai sicuramente bisogno di creativi (il collaboratore che alla macchinetta ti stressa con la sua ultima idea di business) , per trasformare uno spunto in decine di cartelle word, di ordinati (la segretaria più efficiente, che ricorda le cose da fare prima che tu le abbia pensate), per raccogliere e completare tutta la documentazione, e di esperti finanziari (il direttore amministrativo che fa il business plan anche per fare la spesa), per tradurre il progetto in numeri e dargli un valore economico.
Tieni presente che spesso, però, la chiave del successo è avere in squadra un buon progettista europeo. È quasi sempre un consulente esterno che dovrai pagare o con una quota fissa o con una success fee che di solito corrisponde ad una somma che oscilla tra il 5 e il 10% dei tuoi costi di progetto.
Ma non solo. Una buona squadra è quella che ti dà la carica, che ti trasmette entusiasmo quando senti che l’energia sta venendo meno. Una buona squadra ha passione e non fa storie se, ogni tanto, deve trattenersi in ufficio fino a tardi.
E dopo che avrai trovato il tuo team interno, è la volta di quello esterno. Tuttavia, ricorda di…

Regola numero cinque: non scegliere un partner solo perché ci sta

Avere dei partner trusted e competenti è un altro degli elementi essenziali di un buon progetto. Con loro, infatti, dovrai condividere lavoro, tempo, soldi e responsabilità. E non sono cose che puoi fare con il primo che capita!
Le proposte europee prevedono almeno tre partner di tre paesi diversi e ce ne sono alcune che arrivano a contarne almeno una quindicina. La cosa migliore è iniziare a cercare all’interno del proprio network internazionale ma, in caso tu non riesca a reperire tutti i profili di cui hai bisogno, ci sono una serie di organizzazioni (gratuite) dedicate esclusivamente alle partner search. In questo campo Ideal-ist è sicuramente una delle migliori, soprattutto se ti occupi di ICT. Anche le agenzie regionali per lo sviluppo di solito offrono questo servizio a buoni livelli.
Quando non conosci direttamente i partner, valuta con attenzione il loro profilo e le loro esperienze pregresse. Prova a googlarli perché se hanno partecipato a qualche proposta europea probabilmente la Rete te lo rivelerà.
Ovviamente tutto quello che hai appena letto non vale se uno dei partner ti molla a 12 ore dalla scadenza del progetto. In questo caso prendi pure il primo che capita e poi penserai a come gestirlo.
Ormai sai tutto o quasi per presentare una proposta con buone chance di vittoria. L’importante è che tu ricordi quanto sia importante….

Regola numero sei: non farlo solo per soldi

Ti potrà sembrare un’ovvietà o, al contrario, una panzana. Eppure è un elemento fondamentale. Perché tutte le buone idee e i buoni progetti nascono dalla passione. Credi fermamente nel tuo progetto, difendilo, annaffialo giorno dopo giorno e vedrai che ti darà grandi soddisfazioni (e anche un po’ di denaro).
Se non credi nel tuo progetto non saprai convincere gli altri a farlo, non saprai difenderlo dai reviewer e dagli officer che lo valuteranno, non saprai comunicarlo all’esterno in maniera credibile. Ed è come se non lo avessi mai fatto (ammesso che tu riesca a farlo).
E, soprattutto, ricorda che vincere un finanziamento europeo è solo metà dell’opera. Dopo dovrai gestirlo e farlo funzionare. Questa è la vera sfida.
Per la cronaca, alle professioni elencate all’inizio della tua lettura corrispondono realmente dei programmi di finanziamento. Li trovi qui: Ricercatore, insegnante, imprenditore, regista, biologo, cooperante.