La nozione di titolare effettivo è data dall'art. 1 comma 2, del d. lgs. 231/2007 (lett. u): "la persona o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedono o controllano il cliente nonché la persona fisica per conto della quale è realizzata un'operazione o un'attività" (6).

Tale concetto è volto a far emergere il destinatario ultimo degli effetti delle operazioni finanziarie non in via generalizzata, ma esclusivamente se si sia in presenza di operazioni effettuate da enti, persone giuridiche, trust o assimilati, che potrebbero essere strumentalmente utilizzati per assicurare un certo grado di anonimato agli effettivi beneficiari dell'operazione stessa.

Come modalità identificativa, anche per il titolare effettivo, l'art. 29 del d.lgs. 231/2007, consente di fare affidamento sull'assolvimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela effettuato da terzi qualificati.

Qualora cliente sia una società fiduciaria, ai fini antiriciclaggio, secondo la dottrina notarile, dovrà essere identificata soltanto la società fiduciaria (ed il suo delegato), non il cliente per conto del quale la fiduciaria opera (7).

Tuttavia, con nota del 9 aprile 2009 n. 29165, il MEF ha chiarito che nei confronti delle società fiduciarie trovano piena applicazione gli obblighi di cui al Titolo II, Capo I, Sez. I del d. lgs. 231/2007: di conseguenza, ai sensi dell’art. 18, lettere “a” e “b” del citato decreto, l’obbligo di adeguata verifica della clientela deve essere adempiuto sia nei confronti della società fiduciaria, sia nei confronti del fiduciante quale titolare effettivo. Qualora il notaio non sia in grado di identificare il fiduciante, il MEF richiama l’attenzione sulla circostanza che, in base all’articolo 23, comma 1, sussiste l’obbligo di astenersi dall’eseguire la prestazione richiesta ed il notaio deve altresì valutare se effettuare una segnalazione di operazione sospetta alla UIF.

La norma, dopo aver prescritto che il momento in cui effettuare l'identificazione del titolare effettivo coincide, temporalmente, con l'identificazione del cliente e che non è richiesta la presenza fisica del titolare effettivo, impone al professionista l'adozione di misure adeguate e commisurate alla situazione di rischio per comprendere la struttura di proprietà e di controllo del cliente.

Nella pratica, il professionista, per l'identificazione potrà avvalersi delle risultanze del Registro delle Imprese, o farsi rilasciare una dichiarazione scritta dal cliente che contenga l'indicazione del titolare effettivo, ovvero individuarlo attraverso la valutazione critica di documenti di cui sia in possesso in ragione dell'operazione da compiere.

Va sottolineato che la figura del “titolare effettivo”, se ha come punto di riferimento una persona giuridica, un ente, un trust (e figure assimilate), è testualmente riconducibile esclusivamente ad una o più persone fisiche, ma non a enti o persone giuridiche, dovendo il professionista, qualora il destinatario degli effetti risulti una persona giuridica, effettuare ulteriori verifiche a ritroso sino ad arrivare alla persona fisica destinataria ultima degli effetti dell'atto e che in ultima istanza esercita il potere di controllo e di direzione. All'esito delle verifiche effettuate dal professionista potrà, comunque, emergere l'inesistenza di una persona fisica (o di più persone fisiche) che abbia un potere di direzione e controllo rispetto ad altri partecipanti all'entità giuridica, così come potrà accadere che il professionista non sia in grado, attraverso visure presso i pubblici registri ovvero con i mezzi in suo possesso, di pervenire ad un'identificazione certa del titolare effettivo.

In questa ipotesi il notaio dovrà attenersi alla dichiarazione resa dal cliente ovvero ai documenti acquisiti e, qualora ci siano fondati elementi di sospetto sulla veridicità delle dichiarazioni rese e sulla congruità dei dati emergenti dai pubblici registri, segnalare l'operazione all'autorità competente.

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(6) Quanto al contenuto della nozione, l'art. 2 del citato allegato tecnico, per titolare effettivo s'intende:

a) in caso di società:
1. la persona fisica o le persone fisiche che, in ultima istanza, possiedano o controllino un'entità giuridica, attraverso il possesso o il controllo diretto o indiretto di una percentuale sufficiente delle partecipazioni al capitale sociale o dei diritti di voto in seno a tale entità giuridica, anche tramite azioni al portatore, purché non si tratti di una società ammessa alla quotazione su un mercato regolamentato e sottoposta a obblighi di comunicazione conformi alla normativa comunitaria o a standard internazionali equivalenti; tale criterio si ritiene soddisfatto ove la percentuale corrisponda al 25 per cento più uno di partecipazione al capitale sociale;
2. la persona fisica o le persone fisiche che esercitano in altro modo il controllo sulla direzione di un'entità giuridica;

b) in caso di entità giuridiche quali le fondazioni e di istituti giuridici quali i trust, che amministrano e distribuiscono fondi:
1. se i futuri beneficiari sono già stati determinati, la persona fisica o le persone fisiche beneficiarie del 25 per cento o più del patrimonio di un'entità giuridica;
2. se le persone che beneficiano dell'entità giuridica non sono ancora state determinate, la categoria di persone nel cui interesse principale è istituita o agisce l'entità giuridica;
3. la persona fisica o le persone fisiche che esercitano un controllo sul 25 per cento o più del patrimonio di un'entità giuridica.

(7) Il notaio può tuttavia chiedere alla società fiduciaria di rivelare il nominativo del soggetto per conto del quale opera in tutti i casi in cui il notaio lo ritenga necessario ai fini della complessiva valutazione dell'operazione.